מיפוי סוגי המסמכים
מזהים את חמשת המסמכים שנכתבים הכי הרבה, ומודדים כמה זמן באמת הולך על כל אחד מהם היום.
כאב: זמן כתיבה
הזמן שנשרף על כתיבה חוזרת, ואיך מחזירים אותו
כמעט בכל ארגון יש קבוצה של מסמכים שנכתבים שוב ושוב: דוחות סטטוס, סיכומי פגישות, הצעות מחיר, מענה למכרזים, מכתבים ללקוחות. זה לא עבודה יצירתית, וזה בכל זאת אוכל ימים שלמים בחודש.
דוחות ומצגות
סיכומים
מענה ללקוחות
בקרת איכות
למה הכתיבה החוזרת שורפת כל כך הרבה זמן
הבעיה כמעט אף פעם אינה מהירות ההקלדה.
מתחילים מדף ריקגם כשקיים מסמך כמעט זהה מהחודש שעבר, אף אחד לא מוצא אותו
סבבי תיקוניםהטיוטה הראשונה לא בטון הנכון, ואז נשרפים שלושה סבבים על ניסוח
העתקה ידניתנתונים מועברים ביד ממערכת למסמך, וכל העברה היא הזדמנות לטעות
איכות תלוית אדםהמסמך יוצא טוב או פחות טוב לפי מי שבמשמרת
מה אנחנו עושים
התוצר יוצא נכון בפעם הראשונה
אנחנו לא מוסיפים עוד כלי. אנחנו מקבעים את הדרך שבה המסמך נולד.
תבנית עם הטון שלכם
בונים לכל סוג מסמך Skill שמכיר את המבנה, את השפה ואת מה שאסור להבטיח, כדי שהטיוטה תצא בקול של הארגון ולא בקול גנרי.
הנתונים נכנסים לבד
מחברים את המקורות עם n8n, Zapier או Power Automate, כדי שהמספרים ייכנסו למסמך מהמערכת ולא מהזיכרון.
בקרה לפני שליחה
מגדירים מה חייב להיבדק בעיניים אנושיות לפני שמסמך יוצא ללקוח, ומטמיעים את זה כשלב בתהליך ולא כהמלצה.
הסימנים שזה הכאב שלכם
אם שתיים מאלה נכונות, יש כאן זמן להחזיר.
אם זה נשמע מוכר, שווה שיחה
- אותם מסמכים נכתבים כל שבוע או כל חודש
- מנהלים מבזבזים ערבים על דוחות סטטוס
- מענה ללקוח לוקח יומיים כי צריך לאסוף נתונים מארבע מערכות
- איכות הכתיבה משתנה בין אנשים ובין משמרות
מה שואלים אותנו על זה?
איך אתם מונעים שהמסמכים יישמעו גנריים?
אנחנו בונים את התבנית מתוך מסמכים אמיתיים שלכם, כולל הביטויים שאתם משתמשים בהם והדברים שאתם נזהרים לא להבטיח. התוצאה נשמעת כמו הארגון, כי היא נגזרה ממנו.
מה עם מידע רגיש בתוך הדוחות?
זו החלטה שמתקבלת לפני הבנייה. אנחנו מגדירים איזה שדות בכלל לא יוצאים מהמערכת, ואיזה תהליכים חייבים לרוץ בסביבה מאושרת. אם צריך, בונים כך שהמסמך מורכב מקומית והמודל רואה רק תבנית.
זה מתאים גם למחלקה קטנה?
כן. דווקא מחלקה קטנה מרגישה את זה מיד, כי אותם שני אנשים כותבים את הכול. גודל הצוות משפיע על היקף הליווי, לא על השיטה.
העמודים שממשיכים מכאן
נדבר על מה שתקוע אצלכם?
שיחת היכרות קצרה, בלי מצגת ובלי התחייבות. נמפה יחד מה כבר יש, ונגיד ביושר אם יש לנו מה להוסיף.